Business Intelligence Systeme für Ihr Geschäft

Management im Geschäft

Benjamin Franklin – Politiker, Drucker, Philosoph und vor allem einer der ersten Gründungsväter der Vereinigten Staaten behauptete einmal „führe dein Geschäft, oder es wird dich führen“. Diese Worte scheinen nichts außergewöhnliches zu übermitteln, denn sie sind die Quintessenz einer verantwortungsvollen Geschäftsführung. Management bedeutet planen, organisieren, entscheiden, motivieren und kontrollieren. Falls ein Unternehmer mit der Unterstützung seiner Mitarbeiter all diese Tätigkeiten gemäß der Hauptwerte des Unternehmens durchführt und dabei noch ein wenig Kreativität an den Tag legt, dann besitzt er ein nahezu fertiges Rezept für ein erfolgreiches Geschäft.

Dem Management im Geschäft werden ganze Studienelemente im Bachelor- und Masterstudium gewidmet. Häufig bilden sich Firmeninhaber in dieser Richtung erst aus, wenn ihr Unternehmen schon eine gewisse Marktposition besitzt. Sie können ihre Erfahrung, die sie aus der Leitung des Unternehmens gewonnen haben, mit der Theorie und den Denkweisen von Management-Experten vergleichen. Jedoch vergessen wir häufig Elemente, die für diese wissenschaftliche Disziplin so wichtig sind, nämlich neue Technologien. Durch diese konnten Unternehmen wie Google, Microsoft oder IBM ihre Macht aufbauen. Bei der Angabe dieser Beispiele könnte man zum Schluss kommen, dass gerade die Branche, in der die zuvor genannten Unternehmen tätig sind, ihnen den Erfolg sicherte. Dieser Ausgabe kann man nur zustimmen, jedoch erst die geschickte Geschäftsverwaltung unter der Verwendung der neuesten Technologien ermöglichte die Entstehung von neuen Filialen, Produktionsbetrieben und die Beschäftigung neuer Mitarbeiter, die über die ganze Welt verstreut sind. Ein wichtiges Element im Management ist das Kontrollieren, das im großen Maß sich auf die Geschäftsanalytik (Business Intelligence) konzentriert. Worin besteht BI, welche Programme sind verfügbar, die die Arbeit von Geschäftsanalytikern erleichtern und wie implementiert man ein Business Intelligence System effektiv im Unternehmen?

Was sind Datenbanken?

Seit der Erfindung des Druckes durch Johannes Gutenberg im 15. Jahrhundert (wahrscheinlich war diese Erfindung seine eigene Idee, diese kam aus China nach Europa) erlangte die Menschheit eine neue Möglichkeit seine Gedanken auszudrücken. Bis zu diesem Zeitpunkt waren Bücher eine exklusive Ware, die ausschließlich für elitäre Gruppen verfügbar waren. Als sie günstiger wurden und es deutlich mehr Bücher gab, begann der Analphabetismus in der Welt zurückgehen. Zudem entwickelte sich die Presse und Informationen verbreiteten sich deutlich schneller. Bibliotheken vergrößerten sich, die mit der Zeit für alle Bürger der jeweiligen Region zugänglich gemacht wurden. Die ersten literarischen Sammlungen kann man als die Prototypen und als manuelle Datenbanken bezeichnen. Ihr heutiges Aussehen unterscheidet sich deutlich von dem Datenträger von vor einigen Jahrhunderten. Der Computer löste das Papier ab. Digitale Daten werden durch ein spezielles Computer-Programm verarbeitet (Verwaltungssysteme für Datenbanken).

Wahrscheinlich wurde der Begriff der Datenbank zum ersten Mal im Jahr 1963 während des Symposiums „Development and Management of a Computer-centered Data Base“ in den Vereinigten Staaten verwendet. Der Begriff erlangte im wissenschaftlichen Umfeld schnell an Beliebtheit. Als Verbreiter der ersten Datenbanken gilt Charles Bachman. Er erarbeitete ein System, dass den Zugang zu gescannten Daten ermöglichte, die sich auf Magnetbändern befanden. Über eine lange Zeit konnten Wissenschaftler keinen effektiven Schlüssel für das Durchsuchen von Datenbanken ausarbeiten. Die ersten Ideen ahmten die Nummerierung, die in Bibliotheken verwendet wird, nach. Das Eintreffen der Computer-Ära vereinfachte diese Aufgabe deutlich. Die grundlegende Aufteilung einer Datenbank, die durch Zygmunt Mazur und Hanna Mazur im Buch „Entwurf relationaler Datenbanken“ angewendet wird:

KOMPLEXE DATENBANKEN:

Relationale Datenbank,

Objektorientierte Datenbank,

Relational-objektorientierte Datenbank,

Data Stream Datenbank,

Temporäre Datenbank,

Nichtrelationale Datenbank.

EINFACHE DATENBANKEN:

Karteidatenbank,

Hierarchische Datenbank,

Body Leasing

Analytische Datenbanken

Der Begriff der analytischen Datenbanken wurde zum Ende des 20. Jahrhunderts beliebt. Das geschah dank der gewaltigen Entwicklung der Wirtschaft und der Ausweitung von globalen Unternehmen. Die Informationen, die in einer analytischen Datenbank platziert werden, stammen häufig aus einer anderen operativen Datenbank. Der Faktor, der analytische Datenbanken von anderen Datenbanken unterscheidet, ist die Beständigkeit der Dateien. Sie dienen ausschließlich als Grundlage für die die Erstellung von Analysen bzw. Prognosen. Nachfolgend eine Tabelle, in der wir die Unterschiede zwischen analytischen und operativen Datenbanken beschreiben haben:

ANALYTISCHE DATENBANKEN

  • Statische Daten (sie verändern sich nicht),
  • Werden für das Verfolgen von Informationen genutzt, die in einem jeweiligen Zeitfenster der Unternehmenstätigkeit erlangt wurden,
  • Auf der Grundlage der gesammelten Daten kann man eine Analyse bzw. Prognosen in Business Intelligence Systemen durchführen.

OPERATIVE DATENBANKEN

  • Dynamische Daten,
  • Werden für die Verarbeitung (Sammeln, Modifizieren) von Daten genutzt, die in einem jeweiligen Zeitfenster der Unternehmenstätigkeit erlangt wurden,
  • Das operative Rückgrat des Unternehmens, macht sich bei der Durchführung von Geschäftsprozessen bewährt.

Analysen und Berichte

Wenn wir eines der wichtigsten Wörter aus der ersten Dekade des 21. Jahrhunderts auswählen müssten, dann wäre es mit Sicherheit BIG DATA. Dieser Begriff wurde zum Thema von zahlreichen wissenschaftlichen Arbeiten. Big Data ist deshalb so wichtig, weil es eines der wesentlichen Probleme der heutigen Welt berührt – die Verarbeitung von gewaltigen Datenbanken, die bereits in Tera- und sogar Petabyte gezählt werden. Unter anderem aus diesem Grund wurde der Beruf des Geschäftsanalytikers in jedem Unternehmen so beliebt und gefragt. Das ist eine Person, die sich hervorragend mit Datenbanken auskennt und dank entsprechender Werkzeuge, z.B. ein Business Intelligence System, in der Lage ist Analysen und Prognosen zu erstellen, die sich auf die spätere Tätigkeit des Unternehmens auswirken. Die Erfassung von Daten für einen Bericht kann sogar mehrere Monate dauern. Hier einige Beispiele für die Tätigkeit eines Analytikers:

  • INFORMATIONEN – das Sammeln von Fragestellungen, Ideen, Problemen, mit denen das Unternehmen zu tun hat und das Aufstellen einer Hypothese.
  • METHODOLOGIE – Definieren der grundlegenden Begriffe, Untersuchungsmethoden, Variablen, des untersuchten Bereichs und den untersuchten Zeitraum.
  • SAMMELN – das Sammeln von Daten mithilfe Business Intelligence Systemen, das Zusammenbringen in ein Format, die Prüfung eventueller Ungereimtheiten und die Vollständigkeit der Materialien.
  • OPERATIONALISIERUNG – Datenverarbeitung, Erstellen von Diagrammen.
  • ENTSCHEIDEN – auf der Grundlage der verfügbaren Informationen zu einem Schluss kommen, deren Konfrontation mit der eingangs gestellten Hypothese.
  • ZUSAMMENFASSUNG – Visualisierung des Berichtes erstellen, Statistiken vorstellen.

Wozu dient Business Intelligence?

Business intelligence ist nichts anderes als ein Prozess, den man wie in der nachfolgenden Zeichnung darstellen kann:

Unternehmen produzieren jeden Tag große Mengen an Daten. Dank Computer, die eine höhere Rechenleistung als ein normaler Mensch besitzen, können wir sie relativ schnell speichern und sogar dazu führen, dass sie für uns nützlich sind. Wenn die operative Datenbank alle Transaktionen (sprich Daten) registriert, die im Verkauf eines mittelständischen Unternehmens ablaufen, erhalten wir auf diese Weise viele Informationen bezüglich der Kondition des Unternehmens, seiner Schnelligkeit sowie den Dauerkunden und potentiellen Kunden. Für einen eingespielten Analytiker ist es die Kunst, mithilfe von neuen Technologien aus Daten Informationen und aus Informationen nützliches Wissen zu machen. Business Intelligence konzentriert sich auf das Erstellen von Systemen (Programmen, Anwendungen), die in Anlehnung an Datenbanken das Sammeln von Statistiken und die Durchführung von Analysen und Prognosen ermöglichen. In Abhängigkeit von der Nachfrage bieten verschiedene Systeme eine Reihe an Funktionen, darunter Business Activity Monitoring (BAM). Das ist eine Lösung, die es ermöglicht, die beim Analytiker ankommenden Daten laufend zu verfolgen.
Mit der Verwendung von BI-Systemen gehen auch Gefahren einher, die nicht aus Fehlern des Computers, sondern aus menschlichen Versehen hervorgehen. Hier sind einige davon:

  • Daten = Analyse – auf den ersten Blick scheint hier kein Fehler vorzuliegen, aber häufig vergessen Analytiker Tätigkeiten, die zwischen dem Sammeln von Daten und der abschließenden Analyse getätigt werden müssen. Alle Zahlen, die im System erscheinen müssen verarbeitet, Regelmäßigkeiten und Abweichungen müssen gefunden werden. Das Business Intelligence System erfüllt dies zu einem großen Teil für uns, jedoch das abschließende Aussehen der Analyse ist unsere Aufgabe.
  • Eindeutige Antworten – wir sollten nicht damit rechnen, dass Business Intelligence Systeme uns fertige Lösungen und einfache Antworten auf unsere Fragen geben.

Wir sollten bedenken, dass trotz einer Menge von Arbeit, die in vielen Fällen Computer für uns übernehmen, wir für den logischen Zusammenhang, die Interpretation und das Ziehen von Schlüssen verantwortlich sind.

Die besten kostenlosen Business Intelligence Systeme

Die Geschäftswelt besteht aus Produkten, die sowohl Kunden als auch Firmeninhabern dienen. Ein effektives Management der Organisation überträgt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit. Der Markt bietet jedoch eine weite Reihe an BI-Systemen. Das hat seine Vor- und Nachteile. Auf der einen Seite besitzt der Unternehmer die Auswahl. Andererseits kann man sich in der Auswahl der entsprechenden Produkte für das Unternehmen leicht verlieren. Nachfolgend haben wir fünf der beliebtesten und effektivsten Business Intelligence Systeme aus dem Bereich Open Source (freie Programme) beschreiben:

  • BIRT – das ist ein System, das durch die Eclipse Foundation erstellt wurde. Die grundlegende Funktion der Software ist die Erstellung von Berichten und visualisierten Daten. Birt ermöglicht die Veröffentlichung des Finalprojektes in anderen Programmen,
  • Spago BI – das Anwendungsgebiet dieses Systems ist fast dasselbe wie im Fall von BIRT. Spago BI unterscheidet sich jedoch durch eine überschaubare, intuitive und einfach anzuwendende Schnittstelle,
  • RapidMiner – das wichtigste Anwendungsgebiet von RapidMinder ist die Datenanalyse und die Prognostizierung. Zudem kann das System problemlos Dateien verarbeiten, die aus anderen Programmen stammen, wie etwa MS Excel. RapidMiner ist in der kostenlosen Starter Edition Version verfügbar,
  • Tibco Jaspersoft – das ist ein System, das gleich nach Pentaho den zweiten Platz auf dem Podium der beliebtesten Business Intelligence Systeme bietet. Die Eigenschaft, die Tibco Jaspersoft im Vergleich zu anderen Systemen unterscheidet ist die Verfügbarkeit einer einfach anzuwendenden mobilen App,
  • Pentaho – das ist das am häufigsten verwendete Business Intelligence System. Sein grundlegender Anwendungsbereich ist die Datenanalyse, die Erstellung von Berichten und Prognosen. Zudem bietet Penthao den sogenannten Berichtersteller, der die Daten in einer visualisierten Form darstellt. Neben der Basisversion des Systems sind ebenfalls zusätzliche Anwendungen verfügbar, die die Möglichkeiten von Pentaho erweitern.

Visualisierung von Daten

Das letzte Element bei der Arbeit eines Geschäftsanalytikers ist häufig die Visualisierung der gesammelten Informationen und deren Vorstellung im Kreis des Unternehmens. Die zuvor erwähnten Business Intelligence Systeme bieten eine Reihe an Funktionen, die diese Vorstellung ermöglichen. Diese kann wie nachfolgend dargestellt werden:

  • Tabelle,
  • Kurve,
  • Diagramm,
  • Infografik,
  • Präsentation,
  • Film.

Der Schlüssel zum Verständnis der gewaltigen Datenmengen, die jedes Unternehmen generiert, ist deren Vorstellung in einer kurzen, geordneten und attraktiven Form. In diesem Fall muss man sich oft dafür entscheiden, eine für den Analytiker am wichtigsten scheinende Variable zu entscheiden und dafür andere zu vernachlässigen. Die Auswahl der Informationen führt dazu, dass die abschließende Vorstellung schlüssig und verständlich ist.

Vorteile von Business Intelligence

Man kann problemlos feststellen, dass für den Erfolg von Großunternehmen die sich stetig weiterentwickelnde IT-Branche verantwortlich ist. Dank der guten Nutzung der neuesten Technologien können wir schnell und wirkungsvoll viele Geschäftstätigkeiten auf einmal ausführen und das sogar in demselben Moment. Wie bereits in der Abschnitten zuvor erwähnt, Business Intelligence sind Systeme, die die Entscheidungsprozesse im Unternehmen deutlich effektiver machen. Andere Vorteile der BI-Nutzung sind:

  • Verfolgung der laufenden Unternehmenssituation und eventuelle Abweichungen – dank dieser Funktion können wir die derzeitige Situation laufend mit einem zuvor erstellten Entwicklungsplan oder dem Budget vergleichen,
  • Schnelligkeit – dank der Business Intelligence Systeme führen wir jede Tätigkeit schneller und einfacher aus. Darüber hinaus können wir die Ergebnisse unserer Arbeit mit anderen Personen Teilen,
  • Erstellung von Visualisierungen – diese Funktion ermöglicht es Datenanalysen auf eine allgemein verständliche Weise darzustellen. Das Verständnis des visualisierten Inhalts ermöglicht sogar eine schnellere Aneignung durch Personen, die sich mit Wirtschaft oder Statistik nicht auskennen,
  • Erstellung von Prognosen – das ist eine der wichtigsten Anwendungen und Vorteile von Business Intelligence. Es ermöglicht die Investierung in neue Projekte oder das Treffen von wichtigen Entscheidungen für das Unternehmen in den sogenannten schweren Zeiten, wie z.B. während einer Wirtschaftskrise, starker Konkurrenz, menschlicher Fehler,
  • Einfachere und schnellere Entscheidungsfindung – die Zeit, die wir an langen Treffen und Datenanalysen (BI-Systeme tun dies weitestgehend für uns) sparen, können wir der Durchführung anderer Aufträge widmen oder das Treffen anderer Entscheidungen nutzen,
  • Einschränkung der Humanressourcen – Mitarbeiter müssen keine Zeit verschwenden, um Daten zu sammeln. Business Intelligence Systeme machen das für sie. Der Mensch kann sich mit der Interpretation der gespeicherten Daten und dem Fällen von Entscheidungen auf deren Grundlage beschäftigen,
  • Nützliches Wissen – hier wird es sinnvoll ein Zitat von Alvin Toffler anzubringen: „das Wissen ist die vielseitigste Ressource, die es ermöglicht Reichtum zu schaffen“. Eine entsprechende und sichere Sammlung von Daten und vor allem das Katalogisieren und die gekonnte Nutzung dieses Reichtums sichert uns einen garantieren Erfolg im Geschäft, ohne dabei voreilige Entscheidungen treffen zu müssen.

Implementierung von BI ins Unternehmen

Um ein BI-System effektiv ins Unternehmen zu implementieren, lohnt es sich einige einfache Grundsätze zu berücksichtigen, die von uns in einigen Schritten beschrieben wurden:

SCHRITT 1. – ANALYSE

Vor der eigentlichen Suche nach einem potentiellen BI-System, lohnt es sich die Unternehmenskondition genau zu analysieren, deren Vorteile und Nachteile zu finden und die Meinung der Mitarbeiter zum Thema der neuesten Technologien einzuholen.

SCHRITT 2. – PLAN UND ENTSCHEIDUNG

Haben wir schon die Grundlegenden Fragen beantwortet:

  • Was ist die Unternehmenskondition?
  • Welche Probleme hat das Unternehmen?
  • Welche Geschäftstätigkeiten lohnt es sich zu verbessern?
  • Welches Budget besitzen wir?

Jetzt ist es Zeit sich mit den Angeboten für Business Intelligence Systeme vertraut zu machen und diese an seine eigenen Anforderungen anzupassen. Hier muss man sich für ein bestimmtes Produkt entscheiden. Man sollte bedenken, dass sich im geplanten Budget finanzielle Mittel befinden, die für unvorhergesehene Kosten vorgesehen sind. Die Erstellung eines schlüssigen und detaillierten Planes ermöglicht es uns unvorhergesehene Situationen zu vermeiden.

SCHRITT 4. – IMPLEMENTIERUNG
Wenn wir uns schon für ein entsprechendes BI-System entschieden haben, können wir zum Implementierungsprozess übergehen. Dieser sollte mit der Schulung aller Mitarbeiter in seiner Bedienung beginnen, damit es am Tag der tatsächlichen Einführung des Systems nicht zu Chaos und Verwirrung kommt. Wir sollten in dieser Zeit auch etwas verständnisvoller für Mitarbeiter sein. Wir sollten den Implementierungsprozess nicht gleichzeitig mit anderen wichtigen Unternehmenstätigkeiten planen und keine spektakulären Erfolge nach der ersten Woche erwarten.

SCHRITT 5. – WEITERE ANALYSE
Viele Manager begehen einen großen Fehler und schließen den gesamten Implementierungsprozess des BI-Systems nach dem ersten Erfolg ab. Wir sollten bedenken, dass einige Ungereimtheiten erst nach einer längeren Nutzung des Systems aufkommen können. In solchen Situationen ist es wichtig, dass unsere Reaktion schnell und wirkungsvoll ist, was uns eine ständige Analyse der Tätigkeit und Wirksamkeit des BI-Systems im Unternehmen bringt.